Jouw 10-stappenplan voor een succesvolle beurs!
Je hebt je ingeschreven voor de volgende beurs, maar nu begint het pas. Of je nou een doorgewinterde marketeer bent op het gebied van beurzen of je gaat je eerste event tegemoet; iedere beurs is anders en er is altijd ruimte voor verbetering. Met dit stappenplan weet je zeker dat je overal aan hebt gedacht!
Het klinkt zo logisch; bepaal je doel. Toch zien we dat dit vaak over het hoofd wordt gezien. Wil je een nieuw product lanceren? je bestaande relaties flink in de watten leggen? of richt je je juist op nieuwe leads? Een specifiek doel voor ogen helpt je bij het maken van de juiste beslissingen en zet alle neuzen dezelfde kant op.
Met welke behoefte komt jouw doelgroep naar de beurs? Waar kun je hen nou écht mee helpen? Ook hiervoor geldt; hoe concreter je beeld hoe beter. Vaak hebben beurzen bezoekersprofielen beschikbaar die je op weg kunnen helpen.
Het bepalen van je doel en doelgroep helpt je te bepalen wat je uit wilt stralen. Welke boodschap moet er blijven hangen? Houd het simpel. Deze informatie vormt een goede basis voor het briefen van je leveranciers.
Als je weet wat je wilt bereiken en wat de beurs je op moet leveren kun je ook bepalen wat je wilt investeren. Minstens zo belangrijk bij het briefen van je leveranciers. Denk hierbij ook aan o.a. reis- en verblijfkosten van je standbemanning, nutsvoorzieningen en promotiemateriaal.
Het plannen kan beginnen! Vaak liggen er al data vast vanuit de beursorganisatie, bijvoorbeeld wanneer het ontwerp goedgekeurd moet zijn of de uiterste data voor het aanvragen van stroom. Noteer deze in je planning zodat je hierop kunt sturen. Ook het ontwerpen van een stand en het bestellen van eventuele gadgets vraagt tijd. En wat dacht je van de follow-up?!
Welke communicatiemiddelen gebruik je? Vermeld hierin dat je deelneemt aan de beurs. Denk aan je website, e-mail, social media, vakbladen of zelfs je wagenpark. Plaats je standnummer en eventueel een kleine plattegrond erbij, dat helpt je bezoekers je gemakkelijk te vinden. Bedenk hoe je je doelgroep kunt triggeren en nodig mensen persoonlijk uit.
Een stand bemannen is topsport. Je kunt het vooraf allemaal goed hebben bedacht, maar uiteindelijk bepaalt een enthousiaste en gedreven standbemanning voor een groot deel je succes. Het vraagt een heel andere manier van werken dan een verkoopgesprek. Het zijn veel korte gesprekken waarin je als standbemanning snel moet scannen of een prospect potentie heeft. Overweeg een beurstraining en begin iedere beursdag met een kick-off om iedereen op scherp te zetten.
Je kunt nog zoveel bezoekers op je stand ontvangen, als ze niet worden geregistreerd levert het onderaan de streep niets op. Zorg voor een juist registratiesysteem, we gaan je hier later nog veel meer over vertellen!
Het is verleidelijk... Je bent een paar dagen niet op kantoor geweest en er heeft zich een flinke berg werk opgestapeld. Plan tijd in om de acties op te volgen en doe dit kort na de beurs. Misschien kun je tijdens de beurs zelfs al leads doorsturen naar je collega’s van kantoor. Een ding is zeker, doe dit kort na de beurs voor het beste resultaat!
Hoe is het gegaan? Wat ging goed en wat kan er verbeterd worden voor de volgende beurs? Plan ook vast een moment voor de evaluatie, het liefst binnen 2 weken zodat alle betrokkenen het nog goed op hun netvlies hebben staan.
We zijn benieuwd wat je bezighoudt op het gebied van beurzen. Laat het ons weten via info@kopexpo.com, of bel ons op 055-5336481 We denken graag met je mee!
Laat je e-mail achter en ontvang een update als wij een iets nieuws plaatsen.
Continu op zoek naar ontwikkelingen op het gebied van technologie, data en duurzaamheid die het team van KOP kan toepassen binnen hun projecten.
